Firma electrónica: agiliza procesos gracias a esta herramienta
La firma electrónica representa una solución digital, cobra sentido y demuestra ser muy eficaz ante la digitalización de procesos. Se trata de una respuesta lógica a los problemas que enfrentaban las diferentes industrias ante esa nueva realidad.
Es un contexto en el que el sector inmobiliario ha tenido que incursionar para facilitar sus procesos, incrementar su competitividad y ser cada vez más rentables.
En este artículo descubriremos cómo esta nueva adaptación tecnológica permite digitalizar las transacciones inmobiliarias y reforzar a la industria inmobiliaria.
¿Qué es la firma electrónica?
La transformación tecnológica ha cambiado la dinámica mundial en general, con énfasis en los negocios y hábitos de consumo. En respuesta, las empresas deben adaptarse para posicionarse y ganar una importante cuota de mercado.
Se trata de un tsunami de tecnologías digitales que exigen agilidad y adaptabilidad para incrementar la productividad empresarial. En este contexto, existe una herramienta que es transversal para todos los segmentos: las firmas electrónicas.
La firma electrónica es el equivalente digital de una rúbrica manuscrita. Mediante esta y por medio de un conjunto de datos digitales se identifica a quien se firma un documento electrónico.
Adicionalmente, vincula la identidad del usuario rubricante con el documento digital firmado; se trata de un concepto jurídico en muchos países, a través del cual una persona natural o jurídica acepta y valida el contenido de un documento electrónico.
El certificado de firma electrónica es un archivo en formato digital. Este contiene un conjunto de campos que permiten vincular y determinar la identidad digital de una persona; todo a través de un proceso de comprobación que confirma su identidad.
Actualmente, hay un gran incremento de este tipo de autenticación en el sector inmobiliario. Principalmente porque permite formalizar acuerdos y negocios de cualquier tipo, incluso en servicios y trámites con los gobiernos locales y federales.
¿Cómo funciona y cuál es la validez jurídica de la firma electrónica?
La firma digital funciona como un identificador para registrar la rúbrica de personas naturales y jurídicas que realizan trámites. Sirve para firmar documentos y solicitudes gestionados por medios electrónicos.
Para tener validez jurídica y entrar en el marco legal, igual que la manuscrita, la firma electrónica se sustenta en la ley. En México, por ejemplo, es aceptada como la forma legal de expresar el consentimiento en un contrato.
Esto se debe gracias a las reformas más recientes del Código Civil; específicamente para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la República en Materia Federal.
En ellas se refuerza y reconoce que los contratos celebrados con firmas electrónicas son válidos y ejecutables. Ese ordenamiento jurídico señala que es obligatorio generar pruebas de autenticidad en los firmantes.
Además, garantizar la integridad de los documentos, así como la posibilidad de poder consultarlos a futuro. Todos estos aspectos y requerimientos están descritos, con mayor detalle, en la Ley de Firma Electrónica Avanzada.
En este sentido, también fueron adaptados el Código Federal de Procedimientos Civiles, el Código de Comercio y la Ley Federal de Protección al Consumidor. Estas reformas reconocen la validez de los actos jurídicos celebrados electrónicamente.
Esto incluye llevar servicios y trámites gubernamentales con los gobiernos locales y el gobierno Federal en México. Además, los actos jurídicos celebrados electrónicamente serán admitidos en juicio.
También tendrán la misma fuerza legal que los celebrados por medio de una firma autógrafa.
Ventajas de la firma electrónica en los procesos inmobiliarios
En el sector inmobiliario cada día más digitalizado, la firma electrónica representa una evolución. Particularmente, con respecto a la autógrafa y gracias a su practicidad, comodidad y amplitud de disponibilidad.
Las siguientes son las ventajas de esta excelente herramienta y solución que llegó para formar parte inseparable en los procesos inmobiliarios.
Representa una amplia disponibilidad y accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Aunado a esto, los documentos y la firma electrónica pueden estar disponibles desde la nube.
Representa una oportunidad para reducir costos en consumo de papel utilizado para la firma de contratos. Igualmente, reduce los costos de envío, traslados y gestiones que exigen la presencia de las partes.
Digitalizar los documentos en la nube reduce la cantidad de espacio físico, estantes y carpetas necesarios para almacenar documentos en papel. También las posibilidades de extravío que suelen suceder con el formato en papel.
Agiliza cualquier proceso de compra-venta o arrendamiento. Permite mayor rapidez desde la organización previa de los documentos, su envío para la firma, revisión y archivo digital. Así permite cerrar las negociaciones al instante y fidelizar a los clientes y evitar que prefieran a la competencia.
Permite a las empresas inmobiliarias ampliar su cartera de clientes hasta cualquier ciudad fuera de su ubicación física. También, cerrar acuerdos con los compradores o arrendatarios en cualquier momento y lugar.
Funciona de manera intuitiva por lo que el proceso de adaptación y aprendizaje de uso es muy fácil. Incluso para personas con poca habilidad para la tecnología.
¿En cuáles procesos puede usarse?
En general, muchos procesos y documentos de la industria inmobiliaria exigen imperativamente la firma autógrafa. Sin embargo, existen otros en donde se pueden aprovechar los beneficios de la firma electrónica:
Contratos promisorios de compra-venta. Para que el acto sea considerado válido, el documento final debe contener también la firma manuscrita.
Contratos de arrendamiento.
Contratos de construcción de obra y otros con proveedores.
Contratos de entrega/ recepción de la venta
Las notificaciones electrónicas.
Contratación de pólizas de seguro.
Fianzas electrónicas.
Avalúos electrónicos.
Recibos de nómina electrónicos.
Comprobantes fiscales digitales o facturación electrónica.
Cesión de poderes o mandato.
Contratos de adhesión.
Contratos de confidencialidad, entre otros documentos.
Conclusión
La digitalización ha logrado convertirse en la nueva normalidad para todos los sectores de la vida cotidiana. Esto incluye los hábitos de consumo en todos los ámbitos económicos, y el sector inmobiliario no es la excepción.
Se trata de un contexto en el que solo sobrevivirán las empresas que logren adaptarse para ofrecer valores añadidos a sus clientes. Por ejemplo, en el sector inmobiliario la firma digital es una propuesta de solución viable por demás.
Esto se debe a que permite gestionar notas de encargo, ofertas, reservas, arras y compraventa privada entre las partes. Mientras evita los desplazamientos y reduce costos originados por todas las tramitaciones y documentos.
En Infotools tenemos todo lo necesario para ayudar a las empresas constructoras, desarrolladoras y promotoras de inmuebles en su proceso de digitalización. Específicamente, para mejorar la rentabilidad y la eficiencia de sus proyectos.
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