Etapas de la gestión del proceso de construcción y cómo controlarlas

Gestionar proyectos de construcción no es una tarea sencilla; especialmente porque existen una gran cantidad de factores que influyen en el resultado final. Además, que pueden beneficiar o perjudicar el objetivo que se persigue.

En todo contexto, es indispensable considerar que los procesos permiten a las empresas generar productos y servicios para sus clientes. Las operaciones internas destinadas al soporte de la organización, también están integradas en procesos.

Por consiguiente, toda constructora, desarrolladora y promotora inmobiliaria constituye un sistema de procesos; de ahí, la importancia fundamental de gestionarlos correctamente, controlarlos y mejorarlos permanentemente.

¿Cuáles son las etapas de la gestión del proceso de construcción?

Implementar la gestión de procesos está al alcance de cualquier organización. Esto incluye a las empresas constructoras, desarrolladoras, promotoras inmobiliarias y sus proyectos de construcción. 

 “Sin importar el volumen de proyectos o la actividad inmobiliaria, los productos y servicios que ofreces son el resultado de procesos. Lo indispensable es mantener un desempeño eficiente, avanzar y adaptarse a los cambios del entorno.”

Además, ofrecer calidad, bajo los principios de eficacia y eficiencia. A continuación, compartimos las etapas de la gestión del proceso de construcción que permiten optimizar resultados.

Planeación

Para comenzar todo proyecto de construcción, se deben definir los protagonistas de cada etapa del proyecto, los objetivos y el presupuesto. Además, identificar las necesidades de los clientes y qué hacer para satisfacerlas. Al mismo tiempo:

• Realizar un estudio de factibilidad/viabilidad económica.

• Elaborar un plan de trabajo completo.

• Analizar si el proyecto es factible o no.

• Incorporar bocetos de diseño en el plan del proyecto. Esto incluye prototipos, planos arquitectónicos, estructurales, eléctricos e hidrosanitarios. Para garantizar que el proyecto esté alineado con las tendencias del mercado, las necesidades de los clientes y el presupuesto. 

• Elaborar los principales estudios del proyecto.

• Gestionar trámites y permisos. 

• Desarrollar un plan técnico y financiero.

Preconstrucción

Una vez culminada la planeación, es momento de dar el paso y comenzar la preconstrucción. Se trata de reunir a ingenieros, arquitectos y contratistas generales.

El objetivo es ejecutar pruebas de campo, en función de los planes de construcción y verificar que el proyecto será exitoso. Además, para evitar pasar por alto detalles importantes que pueden conducir al fracaso del proyecto.

En esta etapa, también resulta indispensable dedicar tiempo para definir:

• Cuándo involucrar a los clientes.

• El plan de comunicación.

• Dónde almacenarás la información del proyecto.

• El plan de gestión de riesgos.

• La hoja de ruta del proyecto.

Asegúrate de recopilar toda esta información en una herramienta a la que todos puedan acceder. Infotools ERP® es un software de gestión de proyectos de construcción que permite ver el progreso de los proyectos en tiempo real.

Es una suite de soluciones flexible, intuitiva y modular, que hace más eficiente la gestión de todos los procesos de construcción. 

Ejecución del proyecto

La etapa de ejecución es, exactamente lo que parece, construir el proyecto. La comunicación es uno de los aspectos clave de esta etapa, para mantener a todos informados; así como para terminar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.

Una buena comunicación comienza con un plan claro y que todos los miembros del equipo puedan acceder a la información importante del proyecto; así, es más probable completar los entregables a tiempo y dentro del presupuesto.

Ocupación y garantía

Durante el período de ocupación y garantía, el cliente se muda al edificio. Además, hay que entregarle toda la información necesaria sobre el proyecto. Es decir; manuales, planos de construcción, contabilidad, seguro y garantía.

Adicionalmente, hay que probar los sistemas para garantizar que cumplen los requisitos especificados.

Cierre del proyecto

Esta etapa está entre las más críticas de todo proyecto de construcción. Una vez finalizado el período de garantía, el proyecto se cierra. Parte de esta etapa comprende:

• Desmovilizar todos los recursos innecesarios para el proyecto.

• Devolver los alquileres y limpiar el lugar.

• Los subcontratistas que terminaron su parte del trabajo pueden pasar a otros proyectos.

Análisis del proyecto

Para asegurarte de haber aprovechado al máximo el proyecto, organiza una reunión para analizar qué salió bien y qué podría mejorarse. Recorre físicamente la obra,  enumera todos los elementos que aún no se han completado y rectifica los errores.

"Recopila las lecciones aprendidas en un software de gestión de proyectos como Infotools. Así, la próxima vez que tengas un proyecto similar, será más fácil comenzar la planificación.”

¿Cómo controlar cada etapa de la gestión del proceso de construcción?

Controlar cada etapa de la gestión del proceso de construcción, incluye coordinar y determinar el orden en que deben realizarse las actividades. El objetivo es lograr el más eficiente y económico uso de equipos, elementos y recursos disponibles.

Además, eliminar diversificaciones innecesarias de los esfuerzos. Para garantizar que se cumpla con cada responsabilidad, cronograma y presupuesto, hay que utilizar herramientas y estrategias que ayuden a administrar un trabajo multifacético.

Infotools es un software especializado que permite simplificar y automatizar los procesos de todas las áreas de la empresa. No obstante, hay cinco estrategias para ayudarte a ser aún más exitoso.

Analizar y comparar costos

Desde el proceso de licitación inicial hasta el cierre del proyecto, hay que analizar y comparar todos los costos. Para aumentar la efectividad es realmente útil apoyarte en un software que pueda ayudarte a administrar y controlar los costos; incluso a medida que avanzas en las fases clave del presupuesto.

Reunir y evaluar el equipamiento necesario

En los proyectos de construcción, el equipamiento necesario a menudo se reúne y evalúa entre una variedad de fuentes financieras y proveedores; incluso los proyectos pequeños contienen cientos de piezas móviles y costos individuales.

Reclutar y capacitar al personal adecuado

Es necesario conocer el número de trabajadores que harán falta en la faena del proyecto de construcción. Esto incluye, por especialidad, el número que se necesitará mensualmente, así como del costo de reclutar y capacitar.

Implementar KPIs para cada área

Las mejores metodologías de gestión de proyectos de construcción incluyen una fase diferente de seguimiento y control. Una de las mejores herramientas para esta etapa son los KPIs o indicadores de gestión, para cada área del proyecto.

Por ejemplo, seguimiento del presupuesto, costos, objetivos y avances del proyecto, almacenamiento y resultados.

Realizar revisiones periódicas del avance

Incluso con los plazos más claros, a veces el avance del proyecto se demora. Cuando esto ocurre, es fundamental que tanto tú como el equipo puedan comprender claramente su impacto.

"Es crucial realizar revisiones periódicas y velar porque se cumplan las fechas límites. Cuando esto sucede, ante cualquier imprevisto, el equipo puede adaptarse fácilmente, corregir y recuperar el tiempo perdido.”

Conclusiones

La gestión de procesos en proyectos de construcción es una actividad muy dinámica que exige una forma de mantenerte al día; específicamente, con todos los planes cambiantes y las modificaciones inesperadas.

En cualquier caso, existen etapas y herramientas de gestión de proyectos de construcción como Infotools; una plataforma de gestión del trabajo que se centra en hacer más eficientes los procesos de las distintas áreas de tu empresa.

Además, puedes planificar y ejecutar cualquier proyecto, desde la toma de decisiones centralizada hasta el intercambio de información; incluso, permitir a tu equipo dar lo mejor y alcanzar sus objetivos.

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